Voy a repasarlo por orden: qué datos reunir antes de la primera maqueta, cómo repartirlos en carpetas y nombrar los archivos, en qué forma entregar los textos, las tablas y los documentos, y qué hacer si parte de los materiales todavía no está. Al final mostraré un ejemplo de la carpeta del proyecto, y puede tomarlo como base.
Para esto no hacen falta conocimientos técnicos. Basta con conocer su negocio y dedicar un poco de tiempo a poner orden antes de que empiece el trabajo sobre el diseño.
Qué materiales hacen falta para el desarrollo del sitio
El conjunto depende del tipo de sitio, pero la base es casi siempre la misma. Conviene pensarla como cinco temas sobre los que el desarrollador hará preguntas.
Para un sitio corporativo con varias líneas, la lista de abajo crece: cada línea tiene sus textos, sus fotos y sus casos. Para un sitio tarjeta o portafolio es más corta, pero importan más la sección sobre usted y una selección de trabajos.
Sobre la empresa
A qué se dedica, para quién trabaja, en qué se diferencia de sus vecinos en el mercado, cuántos años lleva trabajando y con qué puede confirmarlo. Aquí van también el logotipo en el formato original, los colores de marca y las fuentes, si los hay. Si ya existe un sitio antiguo o una presentación, conviene adjuntarlos: incluso un texto desactualizado muestra cómo habla usted mismo de su negocio.
Sobre los servicios o los productos
La lista de líneas, la descripción de cada una, las condiciones, los precios o el principio de cálculo, los plazos, las limitaciones. Para una tienda, en lugar de las descripciones de los servicios, hará falta una tabla de productos; de ella es más cómodo hablar aparte. Para cada servicio es útil entender a quién le conviene y con qué preguntas suelen acudir a usted: de esto luego crecen los bloques de la página.
Sobre las ventajas
Aquí hacen falta cosas que se puedan mostrar: certificados, garantías, reseñas reales con permiso de publicación, ejemplos de trabajos, cifras de las que está dispuesto a responder. La frase «enfoque individual y alta calidad» en un sitio dice poco, y el número de un certificado o la foto de un objeto terminado hablan por sí solos.
Contactos
Teléfonos, mensajeros, correo, direcciones y horario, enlaces a las redes. Si en el sitio habrá formularios, harán falta también los datos para la política de tratamiento de datos personales: quién es el operador, qué datos se recogen y para qué.
Fotos y vídeo
Tomas de objetos, de productos, del equipo y de los locales, y vídeos, si hacen falta en las páginas.
Cómo repartir los materiales en carpetas
Lo que mejor funciona es una carpeta común del proyecto en un almacenamiento en la nube, y dentro de ella carpetas por las secciones del futuro sitio. Entonces el desarrollador abre la carpeta «Servicios» y encuentra allí todo sobre los servicios, en lugar de buscar el archivo necesario en un montón común.
Conviene nombrar las subcarpetas igual que se llamarán las páginas o los bloques: «Inicio», «Sobre la empresa», «Servicios», y dentro — «Reforma de apartamentos», «Proyecto de diseño». Si alguna línea todavía no está decidida, es mejor crear una carpeta vacía con una nota que no crearla en absoluto: así se ve qué falta.
Aparte conviene crear una carpeta para los materiales comunes: el logotipo, los colores de marca, las fuentes, los datos de la empresa. Hacen falta en todo el sitio, y es cómodo tenerlos en un solo lugar.
Cómo nombrar los archivos
El nombre del archivo debe explicar qué hay dentro, sin abrirlo. «IMG_4821.jpg» y «documento nuevo (3).docx» no dicen nada, y cada archivo así hay que abrirlo y adivinar a qué corresponde.
Unas reglas sencillas:
- en el nombre están la sección y el contenido: «uslugi-remont-oblozhka.jpg» o «Servicios — reforma — descripción.docx»;
- si el orden importa, al principio va un número: «01-…», «02-…»;
- el documento tiene una sola versión actual; las antiguas es mejor pasarlas a la carpeta «Archivo», y no guardarlas al lado con las notas «final», «final2», «final seguro»;
- si una foto tiene una explicación, se puede sacar a un archivo de texto aparte en la misma carpeta.
El alfabeto latino o el cirílico en los nombres — no es una cuestión de principio, si la regla es una para todo el proyecto. Lo principal es que los nombres le resulten igual de claros a usted y al desarrollador.
En qué forma entregar los textos, las tablas y los documentos
Lo más cómodo es entregar los textos en forma editable: un Google Doc o un archivo de Word. Las capturas de pantalla, las presentaciones PDF y las fotos de impresos también contienen texto, pero hay que volver a escribirlo o reconocerlo, y eso supone trabajo de más y riesgo de errores.
Está bien cuando cada página tiene su propio documento o al menos su propia sección con un título en el documento común. Si las formulaciones todavía se están discutiendo, conviene anotarlo en el propio texto: «estoy precisando el precio», «la reseña está acordada con el cliente». Esas notas ahorran correspondencia.
Los precios, las características, las listas de sucursales y todo lo que se repite según un mismo esquema es mejor reunirlo en una tabla. Desde una tabla es más fácil pasar los datos al sitio y más fácil actualizarlos después.
Sirve cualquier almacenamiento en la nube que usted ya use: Google Drive u otro. Es importante abrir el acceso por enlace a toda la carpeta del proyecto y no cambiar su estructura sin avisar mientras dura el trabajo. Un enlace que deja de abrirse a mitad del proyecto detiene el trabajo igual que la falta de materiales.
Accesos de los que uno se acuerda en el último momento
Además de los textos y las fotos, el sitio necesita accesos. Normalmente son la cuenta de la plataforma en la que estará el sitio, el acceso al registrador del dominio, el correo al que llegarán las solicitudes y los contadores de analítica, si ya existen.
Si el sitio se hace en Tilda, lo creo en la cuenta del cliente: el proyecto y el acceso a él se quedan con usted. Para un dominio propio hace falta un plan de pago, y es mejor resolver el pago antes de la publicación, y no en el día del lanzamiento. El dominio también debe estar a su nombre.
Es cómodo entregar los accesos aparte del resto de los materiales, no en la carpeta común del proyecto y no en un chat abierto. Las contraseñas en un archivo con el nombre «contraseñas.txt» junto a las fotografías — mala idea, aunque la carpeta esté cerrada.
En qué orden reunirlos
Reunir todo de una vez es difícil, y no hace falta. El trabajo sobre el sitio empieza por la estructura, así que lo primero que hace falta es una lista de secciones: qué servicios o categorías habrá en el sitio y qué es lo principal para usted. Con ella se puede comentar la estructura, aunque los textos todavía no estén escritos.
Después conviene reunir los datos de la página de inicio y de los servicios principales: ellos determinan cómo se verá el diseño. Las fotos para la portada y las primeras pantallas también es mejor elegirlas en esta etapa, porque la maqueta se construye alrededor de ellas. Los materiales de las páginas secundarias, las reseñas, los documentos y los detalles pequeños se pueden ir entregando sobre la marcha, si de antemano han acordado cuándo estarán.
Es mejor entregar todo por un solo canal. Cuando parte de los archivos llega por un mensajero, parte por correo y parte está en la nube, el tiempo se va en buscar, y algo seguro se pierde. Las fotos enviadas en un mensajero como imágenes, además, a menudo llegan comprimidas, así que los originales es mejor ponerlos en la carpeta de la nube.
Qué hacer si falta parte de los materiales
Pasa a menudo, y no es motivo para aplazar el inicio. Es importante señalar con honestidad qué no hay y decidir cómo proceder.
Hay varias opciones. Parte de los materiales se puede preparar en el proceso: por ejemplo, volver a fotografiar mientras sigue el trabajo sobre la estructura. Parte se puede sustituir de forma temporal: una imagen neutra en lugar de una toma que aparecerá más tarde, una descripción corta en lugar de una detallada. Y parte de las secciones se puede lanzar más tarde, si sin ellas el sitio ya resuelve su tarea.
Lo que no conviene hacer — inventar lo que falta. Las reseñas, las cifras y los hechos de la empresa no los invento: en el sitio solo va lo que usted puede confirmar. Un relleno temporal es más honesto que una reseña inventada, y es más fácil de sustituir.
Si no hay quien reúna los materiales, esta parte la puedo asumir yo: sistematizar lo que hay, seleccionar y tratar las fotos, preparar los gráficos. Es un trabajo corriente; simplemente se cuenta en el presupuesto. Si el sitio ya funciona y hay que llenarlo con páginas o productos nuevos, eso es una tarea aparte — mejoras y contenido.
Ejemplo de carpeta del proyecto
Abajo va un ejemplo orientativo para el sitio de una empresa con varios servicios. Es una muestra de la estructura, no el proyecto de un cliente concreto.
Proyecto-sitio/
00-General/
logotipo.svg
colores-de-marca.txt
datos-de-la-empresa.docx
01-Inicio/
textos-inicio.docx
01-portada.jpg
02-portada-de-reserva.jpg
02-Sobre-la-empresa/
sobre-la-empresa.docx
equipo/
03-Servicios/
reforma-de-apartamentos/
descripción.docx
fotos/
proyecto-de-diseño/
descripción.docx
fotos/
04-Reseñas-y-casos/
reseñas-con-permiso.docx
05-Contactos/
contactos.docx
Aún-no/
qué-falta-por-fotografiar.txt
Archivo/La carpeta «Aún-no» aquí no hace falta para el orden, sino para la honestidad: en ella se ve qué queda por reunir, y eso se puede incluir enseguida en el plan de trabajo.
Cuando los materiales están así, la primera conversación sobre el sitio resulta concreta. Si quiere comentar su proyecto, empiece por el quiz del sitio: describa brevemente la tarea, y yo misma responderé y le indicaré por dónde empezar la recogida.
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