Este material es para los propietarios de tiendas online y de empresas con un catálogo grande que lanzan un sitio nuevo o trasladan el surtido a otro. Si los productos son una decena, se pueden introducir a mano con calma. Si son cientos, la forma de preparar los datos empieza a influir en los plazos y en el presupuesto más que el diseño de la ficha.
Voy a hablar de qué datos hacen falta para cada producto, cómo organizar la tabla, cómo emparejar las fotografías con las fichas y por qué unos datos cuidados permiten cargar el catálogo de forma automática.
Qué datos hacen falta para cada producto
El conjunto depende del surtido, pero la base se repite en casi cualquier tienda.
- Nombre.El que verá el comprador, y no una denominación interna del almacén.
- Artículo.Un código único por el que el producto se puede encontrar de forma inequívoca. Une la fila de la tabla, la foto y la ficha en el sitio.
- Categoría.La sección del catálogo en la que estará el producto y, si las secciones son varias — todas.
- Precio.Y, si lo hay, el precio anterior para el descuento.
- Características.Talla, material, color, peso, volumen — todo aquello por lo que el comprador elige y compara.
- Variantes.Si un producto se vende en varias tallas o colores, son variantes de un mismo producto, y no productos distintos.
- Descripción.Corta o detallada, pero sobre el producto concreto.
- Fotografías.Una principal y, si hace falta, otras adicionales.
Aparte conviene pensar en las existencias y en la disponibilidad. Si cambian a menudo, es importante decidir de entrada de dónde las tomará el sitio y quién las actualizará.
Cómo organizar la tabla de productos
La regla principal: una fila — un producto o una variante de producto, una columna — una propiedad. En cuanto en una misma celda quedan a la vez la talla, el color y un comentario, la carga automática deja de funcionar, y esas celdas hay que desmontarlas a mano.
Dentro de la columna los valores deben estar escritos igual. «Algodón», «algodón 100 %» y «alg.» son lo mismo para una persona, y para un filtro del sitio son tres valores distintos. Lo mismo con las unidades de medida: si en una fila pone «50 cm» y en otra «0,5 m», comparar los productos se vuelve difícil.
Los nombres de las categorías también conviene escribirlos igual en todas las filas. Una errata en el nombre de la sección se convierte en una sección de más en el catálogo.
La tabla resulta cómodo llevarla en Google Sheets o en Excel. Lo principal es que haya una sola versión vigente, y no varias copias entre distintos empleados.
Ejemplo de tabla para importar productos
Abajo va un ejemplo convencional. Es un esquema, no el formato de una plataforma concreta: los nombres exactos de las columnas para la importación dependen del sistema, y antes de la carga yo los cotejo con la documentación del sistema.
| Artículo | Nombre | Categoría | Precio | Material | Color | Talla | Foto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| TS-001 | Camiseta básica | Camisetas | 1 200 | Algodón | Blanco | M | TS-001-1.jpg |
| TS-001 | Camiseta básica | Camisetas | 1 200 | Algodón | Blanco | L | TS-001-1.jpg |
| TS-002 | Camiseta con bolsillo | Camisetas | 1 500 | Algodón | Gris | M | TS-002-1.jpg; TS-002-2.jpg |
En el ejemplo la primera camiseta tiene dos tallas, y son dos filas con un mismo artículo: así el sistema entenderá que son variantes de un mismo producto. Los precios son convencionales. Si no hay variantes, a cada producto le basta una fila.
Cómo emparejar las fotografías con las fichas
La forma más fiable — nombrar los archivos por el artículo. La foto principal — «TS-001-1.jpg», las adicionales — «TS-001-2.jpg», «TS-001-3.jpg». Entonces por el nombre del archivo se ve a qué producto pertenece, y en la tabla basta con enumerar los nombres.
Si las fotos de distintos colores se diferencian, en el nombre conviene añadir también el color o la variante: «TS-001-white-1.jpg». Si no, al elegir el color el comprador verá otra foto.
Lo que peor funciona es que las fotos estén aparte de los datos y sin rótulos. Entonces cada ficha hay que montarla mirando la foto y adivinando de qué artículo se trata. En un catálogo grande esto es un trabajo manual largo, y en él es fácil equivocarse.
En las propias fotos para las fichas conviene pensar ya antes de la sesión: el mismo fondo, el mismo ángulo y las mismas proporciones. Llevar cientos de fotografías distintas a un mismo aspecto lleva mucho tiempo.
Por qué los datos estructurados aceleran la carga
Cuando los datos están en la tabla según las reglas de arriba, el catálogo se puede cargar por importación: el sistema lee el archivo y crea las fichas por su cuenta. Para una tienda online en Tilda son archivos CSV y YML. El trabajo manual queda para comprobar y corregir errores sueltos.
Si los datos están dispersos, la importación no ayuda: primero hay que reunirlos, desmontarlos y juntarlos en una tabla, y es esta parte la que ocupa el tiempo principal. Una parte sustancial del esfuerzo en una tienda a menudo está ligada justo al contenido de los productos: reunir los datos, buscar los originales, seleccionar las fotos, llevar las fotografías a un mismo aspecto y hacer la carga masiva.
La estructura también se recupera después del lanzamiento. Si el surtido se actualiza, la tabla nueva se carga del mismo modo, y no se introduce de nuevo posición por posición. Cambiar los precios de un grupo de productos también es más sencillo en la tabla que en cada ficha por separado.
Cómo comprobar la tabla antes de la carga
Antes de entregar la tabla conviene repasarla con rapidez. La mayoría de los errores se ve sin herramientas especiales si se ordenan las columnas una tras otra.
- Si hay artículos iguales en productos distintos.
- Si los precios y las categorías están rellenos en todas las filas.
- Si los nombres de las categorías, los colores, los materiales y las unidades de medida están escritos igual.
- Si en la carpeta están todos los archivos enumerados en la columna de fotos y si los nombres coinciden hasta el carácter.
- Si en las celdas hay espacios de más, saltos de línea y comentarios del tipo «consultar con el responsable».
El último punto parece una nimiedad, pero un comentario así entra con facilidad en el sitio junto con los datos. Las notas es mejor pasarlas a una columna aparte, que no se cargará.
Si los datos todavía están en sitios distintos
A menudo los productos están descritos en varias fuentes: la lista de precios en manos del responsable, las características en el catálogo del proveedor, las fotos en carpetas por fecha de la sesión, parte de las descripciones en el sitio antiguo. Es un punto de partida normal.
Reunir todo en una sola tabla se puede hacer por su cuenta, si en la empresa hay una persona que conoce el surtido. Si no hay ese tiempo, este trabajo lo puedo asumir yo: al inicio puedo llenar el catálogo yo misma a partir de sus materiales, y lo que no consiga determinar se lo consultaré a usted. El volumen de esa preparación se tiene en cuenta en el presupuesto de antemano.
También se puede empezar con una parte del surtido. A veces es razonable lanzar la tienda con las categorías principales y añadir el resto a medida que se preparan los datos.
Preguntas y respuestas
¿Hay que rellenar todas las características de entrada?
No, pero aquellas por las que el comprador elige y filtra los productos es mejor rellenarlas desde el principio. Si el filtro por talla aparece más tarde, a todos los productos habrá que añadirles la talla a posteriori. Las características secundarias se pueden completar después del lanzamiento.
¿Quién añadirá los productos después del lanzamiento?
Como le resulte más cómodo. Los productos se pueden añadir en el panel del sitio por su cuenta, o encargarme a mí este trabajo. Si las actualizaciones son regulares, es cómodo incluirlas en soporte del sitio: ahí entra llenar el catálogo y actualizar los precios.
¿Qué hacer con las descripciones si no las hay?
Para el arranque bastan descripciones cortas con las características principales, y los textos detallados se pueden ir escribiendo poco a poco, empezando por los productos que más se venden. Copiar descripciones de los sitios del proveedor o de la competencia es mejor no hacerlo: esos textos no distinguen su tienda de las demás.
Si quiere estimar cuánto trabajo exigirá justo su catálogo, cuéntemelo en el quiz del sitio. Miraré en qué forma están ahora los datos y propondré por dónde empezar.
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